Vastuuvapauslauseke ja yksityisyydensuoja

 

Vastuuvapauslauseke

Venäjän Federaation Suurlähetystö Suomessa on tehnyt ”TWI Services oy”-yrityksen kanssa sopimuksen , joka koskee Helsingissä, Lappeenrannassa ja Turussa tarjottavia viisumipalveluja.  Näin ollen Venäjän viisumipalvelukeskukset ovat Venäjän Federaation Suurlähetystön palveluja, joista Helsingissä, Lappeenrannassa ja Turussa vastaa TWI Services Oy.

TWI Services Oy Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa suosittelee, että hakijat eivät ennen viisumin myöntämistä osta matkalippuja tai tee varauksia, joita ei voi peruuttaa maksutta, ellei viisumihakemukseen liittyvissä vaatimuksissa toisin ilmoiteta.
TWI Services Oy Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa suosittelee myös, että hakijat ottavat kopiot kaikista hakemuksen mukana toimittamistaan asiakirjoista sekä saamistaan kuiteista.

TWI Services Oy Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa tarjoaa Venäjälle matkustaville hakijoille logistiikkapalveluja Helsingissä, Lappeenrannassa ja Turussa, ja sillä on yksinomainen vastuu seuraavista toiminnoista:

passien, viisumihakemusten ja niihin liittyvien asiakirjojen sekä käsittely- ja palvelumaksujen vastaanottaminen hakijoilta
asiakirjojen toimittaminen hakijan puolesta Venäjän Federaation Suurlähetystöön Suomessa
asiakirjojen vastaanottaminen Venäjän Federaation Suurlähetystöstä niiden käsittelyn jälkeen ja asiakirjojen toimittaminen hakijalle.
Venäjän Federaation Suurlähetystöllä on oikeus pyytää hakijaa toimittamaan ylimääräisiä asiakirjoja, kutsua hakija haastatteluun, evätä viisumi tai hylätä viisumihakemus.
Joissakin tapauksissa Venäjän Federaation Suurlähetystö voi luovuttaa tai toimittaa asiakirjat suoraan hakijalle.
TWI Services Oy Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa noudattaa asianmukaista varovaisuutta ja huolellisuutta asiakirjojen käsittelyssä. TWI Services Oy Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei ole vastuussa hakijalle hakemuksista, passeista tai muista asiakirjoista, jotka katoavat onnettomuuden, varkauden tai muun kolmannen osapuolen tekemän rikoksen, luonnonmullistuksen (ylivoimainen este tai katastrofi) seurauksena tai muusta sellaisesta syystä, joka ei ole TWI Services Oy :n Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ennakoitavissa tai hallittavissa, jos vastuuvapaus yllä mainituissa tapauksissa perustuu Suomen lakeihin.

TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei ole vastuussa viisumihakemuksen, passin tai muiden asiakirjojen viivästymisestä, katoamisesta tai vahingoittumisesta, joka aiheutuu tai tapahtuu hakemusten ollessa kolmannen osapuolen posti- tai kuriiripalvelun hallussa. Tämä koskee myös viisumihakemusten, passien ja muiden asiakirjojen kuljetusta TWI Services Oy :n Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ja Venäjän Federaation Suurlähetystön tai Venäjän konsulaatin välillä sekä viisumihakemusten, passien ja muiden asiakirjojen palautusta TWI Services Oy :stä Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa hakijoille.

TWI Services Oy :n Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa hakijalta perimiä viisumikäsittely- ja palvelumaksuja ei palauteta, jos vastuuvapauslausekkeen aiemmin mainitut palvelut on suoritettu kokonaan, riippumatta siitä, myöntääkö Venäjän Federaation Suurlähetystö hakijalle viisumin.
TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa voi harkintansa mukaan muuttaa, korjata, peruuttaa tai poistaa edellä mainittuja sopimusehtoja milloin tahansa ilman ennakkoilmoitusta. Jos hakija on tyytymätön muutoksiin tai eri mieltä niistä, hän voi kieltäytyä TWI Services Oy –yrityksen tarjoamista palveluista.
Hakija ymmärtää ja hyväksyy, että

o Puutteellisesti täytetty hakemus ja puutteelliset hakemuksen liitteet lisäävät Venäjän Federaation Suurlähetystöltä / Konsulaatilta saatavan kielteisen viisumipäätöksen todennäköisyyttä;

o Viisumihakemusten käsittelyajat ovat arvioita, joihin TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei voi vaikuttaa. Ne perustuvat Venäjän Federaation Suurlähetystön ja Konsulaattien tietoihin ja kokemukseen;

o Hakijan vastuulla on lukea huolellisesti viisumihakemuslomakkeessa olevat vaatimukset ja ymmärtää ne, täyttää kaikki hakemuslomakkeet totuudenmukaisesti, antaa oikeat ja tarkat tiedot ja asiakirjat, varmistaa, että hänen passinsa on kelvollinen (eli se ei ole vahingoittunut/vanhentunut ja siinä on kaikki sivut/aiemmat viisumit), ja viisumia vastaanottaessaan tarkistaa viisumin kelvollisuus sen varmistamiseksi, että se kattaa pyydetyn ajanjakson, tarvittavien käyntien määrän ja että se on voimassa matkan tarkoitusta varten;

o Hakijan vastuulla on antaa voimassaolevat yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite jne.), jotta voimme ottaa häneen yhteyttä, mikäli hakemuksen suhteen on ongelmia tai lisäasiakirjoja tarvitaan. TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei vastaa mistään hakemukseen liittyvistä asioista, mikäli emme saa hakijaan yhteyttä puutteellisten yhteystietojen vuoksi. Viisuminhakija vastaa itse siitä, jos hänen matkapuhelimensa virta ei ole päällä, se on kytketty pois verkosta tai vastaajaa ei ole kytketty päälle;

o TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei voi vaikuttaa Venäjän Federaation Suurlähetystön ja Konsulaattien viisumienkäsittelyn ja siihen liittyvien palveluiden toimintatapoihin ja maksuihin, ja niihin voi tulla muutoksia ilman ennakkoilmoitusta. TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa ei vastaa toimintatapojen tai maksujen muutoksista ja pidättää oikeuden maksujen korotusten siirtämiseen;

o Viisumikäsittelymaksun maksaminen ei oikeuta hakijaa saamaan viisumia. Viisumikäsittelymaksuja ei palauteta, jos hakijalle ei myönnetä viisumia tai hakemus peruutetaan.

o Päätös myöntää tai evätä viisumi on Venäjän Federaation diplomaattisten edustustojen yksinomaisessa harkinnassa.

o Hakijan on täytettävä sähköinen viisumihakemus ennen viisumiasiakirjojen toimittamista.

TWI Services Oy  Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa tarjoaa hakijoille lisäpalveluita viisumikeskuksissa, kuten ilmoitustaulun ja nettikioskin.
TWI Services Oy :n Helsingissä, Turussa ja Lappeenrannassa palveluihin liittyvät vaatimukset ja kiistat ratkaistaan suomalaisessa tuomioistuimessa.
Hakija vahvistaa täten, että hän tai hänen edustajansa on lukenut, ymmärtänyt ja hyväksynyt kaikki tähän vastuuvapauslausekkeeseen liittyvät sopimusehdot.

 

 

Privacy Policy

Who We Are

TWI Services, acting as Data Processor, gather and process your personal information in accordance with this privacy policy and in compliance with the relevant data protection regulation and laws. This policy provides you with the necessary information regarding your rights and our obligations, and explains how, why and when we process your personal data. TWI Services reserves the right, at its sole discretion, to change, modify, add or delete any part of these terms at any time without further notice to you.

TWI Services’s registered office is at Länsisatamankatu 24, 00220, Helsinki and we are a company registered in Finland under company number 2869270-7.  Our designated Data Protection Officer/Appointed Person, can be contacted at email: DPO@russianvisacentre.com.

Information That We Collect

TWI Services processes your personal information to meet our legal, statutory and contractual obligations and to provide you with our products and services. We will never collect any unnecessary personal data from you and do not process your information in any way, other than as specified in this policy.

The personal data that we collect from applicants is (if applicable):

  • Name
  • Date of Birth
  • Home Address
  • Personal or Business Email
  • Home Telephone Number
  • Mobile Telephone Number
  • National Insurance Number
  • Passport Number
  • Special Category Data (i.e. health/medical information)
  • Place of work/study.

 

We collect information in the below ways:

Online visa application form on the web site of MFA of Russia, verification of documents for visa application process; email or postal services.

How We Use Your Personal Data 

TWI Services takes your privacy very seriously and will never disclose or share your data without your consent; unless required to do so by law. We only retain your data for as long as is necessary and for the purpose(s) specified in this policy. The purposes and reasons for processing your personal data are detailed below:

To assist you in obtaining a different type of visa from Embassy/Consulate General of Russia Federation in Finland to entry into the territory of the Russian Federation. 
We also check that the information you submitted corresponds to reality by verifying documents as a part of visa application process in order to provide the requested service.

Example: For example, your photo should have special size, match the dimensions of being of good quality and be no older than half a year from the date of service requests.

Example: Your insurance must cover the period of your trip.

Your information could also be used: for tracking your application progress, for providing you our additional services upon your request (courier delivery, sms).

If you want to know in detail what personal information will be collected for your visa application, please contact our Data Protection Officer at email: DPO@russianvisacentre.com

Your Rights

You have the right to access any personal information that TWI Services processes about you and to request information about:

  • What personal data we hold about you
  • The purposes of the processing
  • The categories of personal data concerned
  • The recipients to whom the personal data has/will be disclosed
  • How long we intend to store your personal data for
  • If we did not collect the data directly from you, information about the source.

If you believe that we hold any incomplete or inaccurate data about you, you have the right to ask us to correct and/or complete the information and we will strive to do so as quickly as possible; unless there is a valid reason for not doing so, at which point you will be notified.

If we receive a request from you to exercise any of the above rights, we may ask you to verify your identity before acting on the request; this is to ensure that your data is protected and kept secure.

You have additional rights with regards to the way your personal information is processed:

  • Right to ask restriction of processing your data via dedicated email or by calling to us or in person.
  • Right to request for deletion of any data related to you.
  • Right to cancel your consent for data provided. Please note that in some cases when your application has already been sent to the diplomatic mission processing your visa application it is not possible to withdraw the consent.
  • Right to be notified in case of any data breach or loss.

Sharing and Disclosing Your Personal Information

We do not share or disclose any of your personal information without your consent, other than for the purposes specified in this policy or where there is a legal requirement. TWI Services uses partners to provide the below services and business functions; however, all processors acting on our behalf only process your data in accordance with instructions from us and comply fully with this privacy policy, the data protection laws and any other appropriate confidentiality and security measures. In this context only the information applicable to deliver the service will be disclosed.

When applying for a visa please note that your personal information will be sent to the foreign diplomatic mission that represents the country you are applying to visit. This may cause that your personal information will be shared with an applicable governmental authority.

Please note that no automatic decision making or profiling is being carried out with regards to processing of your application. 

Safeguarding Measures

TWI Services takes your privacy seriously and takes every reasonable measure and precaution to protect and secure your personal data. We work hard to protect you and your information from unauthorised access, alteration, disclosure or destruction and have several layers of security measures in place, including: SSL, TLS, encryptions, restricted access, IT authentication, firewalls, anti-virus.

TWI Services utilise some products or services (or parts of them) that may be hosted/stored in Russian Federation, which means that we may transfer any information which is submitted by you through the website outside the European Economic Area (“EEA”) for the below purposes: Mail server and web site hosting.

Therefore, when you  acсess http://russiavisacentre.com / DPO@russiavisacentre.com  the personal information you submit may be stored on servers which are hosted in Russia. Where this is the case, we will take steps to ensure that those providers use the necessary level of protection for your information and abide by strict agreements and measures set out by TWI Services to protect your data and comply with the relevant data protection laws.

TWI Services transfers personal data outside of the EU for the below purpose:

After receiving your application , the applicable  personal information is sent to the Russian MFA, where the data will be held for the undefined time.
Where we transfer personal information for the above reasons, we utilise the below safeguarding measures and mechanisms to ensure that your personal data is always safe and secure: encryption and password protection when dealing with sensitive and non-sensitive information (credit/debit card details, emails etc.) 
You are not obligated to provide your personal information to TWI Services, however, as this information is required for, we will not be able to offer some/all our services without it.

CCTV recordings

For your safety and informational security purpose video surveillance is in use in the premises of all visa centres of TWI Services. In Helsinki we work closely with our security provider PSG Turva Oy. Online video recordings are directly transmitted to the security control unit in Helsinki. In Turku and Lappeenranta offices video records are kept locally for the time necessary to complete our services. For more details on CCTV controls please contact our Data Protection Officer at email: DPO@russianvisacentre.com or PSG Turva Oy directly.

 

How Long We Keep Your Data

TWI Services only retain personal information for as long as is necessary to complete our service and we have strict review and retention policies in place to meet these obligations. We are legally required under Finland law to keep accounting documents related to your visa application for a minimum of 10 years after which it will be destroyed.

TWI Services will hold information you provide for your visa application only for as long as your details are submitted to the relevant Embassy/Consulate General of Russia Federation in Finland. TWI Services will hold information you provide for tracking your application for at least 30 days after your application process is over. 

Lodging A Complaint

TWI Services only processes your personal information in compliance with this privacy policy and in accordance with the relevant data protection laws. If, however you wish to raise a complaint regarding the processing of your personal data or are unsatisfied with how we have handled your information, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority.

Company: TWI Services Oy

Address: Länsisatamankatu 24, 00220, Helsinki

Phone : +358 600 90 600 

Email: DPO@russiavisacentre.com